Conduzir reuniões de brainstorming é uma tarefa que necessita de flexibilidade e preparo anterior para que esse encontro com a equipe seja de fato produtivo e possa assim se repetir dentro do espírito da empresa. É preciso criar um ambiente propício para que a criatividade dos participantes possa aflorar, e que eles se sintam sem medo de dar contribuições ao tema.
No post de hoje, separamos algumas dicas que podem ajudá-lo a conduzir reuniões de brainstorming de maneira eficiente. Confira:
Como conduzir reuniões de brainstorming
A primeira dica é a preparação do líder para que a reunião possa de fato ser produtiva. Sem um moderador, nada sairá de um caos de falas desordenadas. Alguém precisa mediar os caminhos da discussão, impedindo que todos falem ao mesmo tempo e, consequentemente, não escutem os parceiros — promover no ambiente esse clima de colaboração é a função principal do líder-moderador.
Ter um problema claro em mente para apresentar aos membros da equipe é essencial para garantir o foco da reunião e não permitir que se devaneie além do necessário. Apresentar soluções possíveis é sempre mais fácil quando se sabe perfeitamente quais os aspectos centrais da dificuldade corporativa a ser enfrentada.
É importante que todos os integrantes saibam respeitar a opinião do outro, por mais inadequada que possa parecer à primeira vista. Também é indicado estabelecer as pessoas certas para participar da reunião. Os tipos de profissionais difíceis, como os hierárquicos, autoritários ou displicentes devem ficar de fora em prol dos conciliadores, pró-ativos e solidários.
Deixar que as pessoas falem e exponham suas ideias, mesmo que de forma crua, pode ser um bom começo para uma a “chuva de ideias”. Muitas ideias sendo criadas podem ser combinadas em suas melhores facetas para gerar soluções — a princípio, uma ideia que pouco parece servir, ao se unir a outra pode resultar em decisões práticas e eficazes.
Dicas úteis para conduzir reuniões de brainstorming de sucesso
Quanto ao tempo de duração, o ideal é que não passe de trinta minutos para não tornar cansativo o encontro. O local também deve ser pensado de forma a tornar o ambiente confortável, sem ser informal demais. Afinal, é uma reunião de trabalho e não um encontro de fim de semana — água, café e algum petisco podem ser servidos, mas sem exageros.
O número de participantes varia, mas o indicado que é sejam convidados no máximo dez pessoas. Este número já traz um ambiente plural, sem que o brainstorming se torne um conjunto de vozes desconexas. Algumas pessoas se sentem inibidas em dar sua opinião diante de ambientes muito cheios, o que nos leva à primeira dica sobre a importância de uma mediação equilibrada e conciliadora.
Lembre-se de que para conduzir reuniões de brainstorming é necessário anotar os pontos principais e as ideias surgidas que poderão vingar. Dessa forma, você terá pronto um material que, logo, servirá de base para as medidas a serem sistematizadas pós-reunião. Outra opção é gerar um relatório para que a equipe perceba o que resultou de prático daquele encontro.
Por fim, não se esqueça que criatividade exige uma parceria frutífera com o bom humor. Não precisa ser uma reunião séria para estar repleta de ideias, como alguns podem pensar. A risada é muito bem-vinda quando se deve colocar a mente para funcionar.
Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.
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