Para ser eficiente, uma gestão de projetos precisa seguir um processo estruturado. No entanto, é muito comum ver gestores em apuros com projetos que fogem do curso desejado ou que terminam sem oferecer o que era esperado. Embora sejam muitas as possibilidades de erros, existe um problema principal que pode fazer com que tudo dê errado. A seguir, veja qual é esse problema e saiba como consertá-lo.
Afinal, qual é o maior erro na gestão de projetos?
Apesar de todas as ações que podem dar errado em uma gestão de projetos, o maior problema reside no planejamento de execução. Errar nessa etapa — ou mesmo não fazê-la — compromete todas as demais fases e dificilmente um projeto vai dar certo se o planejamento não tiver sido feito de maneira adequada. Os erros são vários e podem incluir, por exemplo, a falta de participação de pessoas importantes na realização do projeto, o que impede que situações importantes sejam vislumbradas. Com isso, é fundamental que a gestão se foque em fazer um planejamento prudente para que todo o projeto tenha chance de dar certo.
Como corrigir o planejamento?
Felizmente, esse problema pode ser contornado uma vez que ele seja reconhecido. Dentre as ações para fazer um bom planejamento estão:
Entenda os objetivos do projeto
Um projeto precisa ter objetivos claros e bem definidos, pois do contrário é impossível saber se houve ou não sucesso. Mais do que isso, também é necessário garantir que os objetivos do projeto se relacionem aos do negócio. Se o objetivo é gerar mais vendas para o negócio, não faz sentido adotar um projeto cujo objetivo diminua, de alguma forma, a qualidade do atendimento.
Estabeleça cronograma e divida tarefas
Uma vez que se saiba onde o projeto deve levar o negócio é importante estabelecer um cronograma com prazos para cada tarefa e também com o prazo final. Para isso, inclusive, é necessário quebrar o projeto em tarefas menores, que possam ser alcançadas aos poucos para a construção do resultado final. Depois de identificar essas tarefas, elas devem ser delegadas para os responsáveis adequados da equipe.
Defina métricas de acompanhamento
Na sequência, é necessário estabelecer as métricas de acompanhamento. São elas que vão dizer se o projeto está sendo bem-sucedido ou não e que vão determinar se é necessário fazer alterações ou não. Elas devem ser definidas de acordo com o tipo, o tamanho e as características do projeto de modo a garantir um controle adequado.
Planeje a gestão de mudança
Mesmo com um bom escopo o projeto pode sofrer alterações e o melhor para uma gestão de sucesso é que se saiba exatamente o que e como será feito nesse caso. Por isso, planeje diversos cenários para o projeto e determine como será feita a gestão de mudança. Caso aconteça algum imprevisto, o projeto sofrerá menos. O maior problema com a gestão de projetos consiste em errar ou não fazer o planejamento de projetos. Isso compromete todos os outros resultados e, portanto, para consertá-lo é necessário conhecer objetivos, definir cronograma e métricas e se preparar para fazer uma gestão de mudanças, caso necessário.
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