A aprovação de orçamento é sempre uma tarefa bastante complexa em uma empresa, já que define a quantidade de recursos que será destinada para cada setor ou atividade. Em um momento de crise, o orçamento se torna ainda mais crítico e novas abordagens são exigidas. Geralmente, a aprovação de um orçamento utiliza a base histórica, em que se considera que ocorrerão as mesmas receitas e despesas. Como na crise não é bem isso que acontece, o orçamento base zero (OBZ) surge como uma opção relevante, já que ele exige que todos os gastos sejam devidamente explicados do zero, sem utilizar a base histórica. A seguir, você vai entender como o OBZ pode reduzir custos e melhorar a tomada de decisão na crise.
Permite uma alocação mais adequada de recursos
Como o orçamento de base zero (OBZ) não leva em consideração a base histórica, o resultado é que a alocação de recursos acontece de maneira muito mais assertiva, personalizada e voltada para as necessidades específicas do negócio dentro daquele determinado período de tempo. Em momentos de crise, isso é ainda mais importante porque os custos tendem a ser maiores e as receitas, menores. Com isso, o orçamento não fica inchado ou pouco relevante para as novas necessidades de negócio.
Elimina custos e processos que não agregam valor
Ao utilizar a base histórica como parâmetro, a empresa perpetua gastos e processos que não necessariamente agregam valor ao negócio. É muito comum que uma etapa burocrática tenha sido instituída em determinado momento, mas que não faça mais sentido para a situação atual da empresa, por exemplo. Nesse caso, se o orçamento base zero não for feito, essa etapa continuará recebendo recursos sem que isso gere um efetivo retorno de valor para o negócio.
Favorece a comunicação interna
Como cada detalhe do orçamento precisa ser aprovado como se esse fosse o primeiro da empresa, existe muito mais comunicação entre osdiferentes setores da empresa e a gestão. Com todos os gastos precisando ser aprovados, a gestão ganha mais visibilidade sobre as necessidades de cada setor e consegue, inclusive, identificar pontos de otimização. Já os setores possuem melhor entendimento dos objetivos estratégicos do negócio, garantindo uma atuação mais voltada para a obtenção dos resultados desejados por todo o empreendimento.
Oferece mais informações sobre a atuação de negócio
Outra questão é que como esse tipo de orçamento obriga uma revisitação constante dos valores a serem gastos na empresa, há mais informações sobre a real necessidade do negócio em cada período. Em médio e longo prazo, isso permite que a empresa crie uma espécie de banco de dados sobre as diferentes necessidades de recursos em diferentes situações. Em um momento de crise, essa quantidade de informações vem a calhar, já que é possível realizar uma tomada de decisão muito mais embasada e, com isso, com mais chances de estar correta.
Oferece mais autonomia aos gestores de setores
Como cada orçamento vai precisar ser aprovado de maneira individual, os gestores dos setores acabam ganhando mais autonomia, já que precisam identificar adequadamente quais são as despesas mais importantes. Passa a ser papel dos gestores encontrar não apenas qual deve ser a quantidade de recursos necessária para a atuação do seu setor, como também qual é a quantidade que se adapta melhor ao planejamento estratégico da empresa. Essa situação é bastante diferente de um orçamento pré-aprovado, em que a atuação do gestor é bem menos relevante para decidir a alocação de recursos.
O orçamento base zero (OBZ) favorece a comunicação interna e a visibilidade de gestão de um negócio, além de garantir adequação aos objetivos estratégicos de um negócio. Por isso, é uma opção que favorece não apenas a redução de custos, mas também a tomada de decisão em momentos de crise, permitindo que a empresa fique muito mais adaptada à nova condição, ainda que temporária.
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Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.
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