Produtividade e eficiência são conceitos cada vez mais importantes no ambiente de trabalho. Para colocá-los em prática, nada melhor do que otimizar o tempo durante o expediente, evitando distrações, treinando bem sua equipe e uniformizando procedimentos.
Para te ajudar nessa tarefa, preparamos uma lista com 6 dicas sobre como fazer melhor uso de seu tempo no ambiente corporativo. Confira:
1 – Mantenha uma equipe bem treinada
Quanto melhor for a capacitação de seus colaboradores, superiores serão seus resultados de produtividade no trabalho. Gastar tempo com treinamentos, cursos e a capacitação de profissionaispode ser uma boa forma de garantir maior eficiência no futuro, redução de erros e de curvas de aprendizado, bem como para contribuir que seus funcionários trabalhem com mais propriedade nas atividades diárias.
2 – Saiba delegar tarefas de forma eficiente
Os membros de sua equipe devem saber claramente o que se espera do trabalho de cada um. Para isso, nada melhor do que uma delegação eficiente e específica de tarefas. Como colocar isso em prática? Estabeleça prazos certos em que se espera a entrega de determinado trabalho e explique bem quais atividades cada projeto envolve.
3 – Evite redes sociais e distrações no ambiente de trabalho
Ambientes de trabalho cheios de distrações são uma receita fácil para baixa produtividade e mau aproveitamento do tempo de sua equipe. Quais seriam essas distrações? Celular, WhatsApp, e-mails pessoais, redes sociais, entre outros. Procure ao máximo diminuir essas distrações, orientando que toda a equipe acesse essas informações e redes sociais apenas em pausas programadas. É ideal também desligar as notificações de aplicativos em seu celular que não sejam relacionados ao trabalho. E para quem quer ainda mais concentração, aproveite para ouvir música clássica enquanto trabalha, ou mesmo sites de som ambiente, como o Rainy Mood.
4 – Faça pausas programadas para otimizar o tempo
Por falar em pausas programadas, elas podem otimizar seu tempo de trabalho, pois evitam distrações em horários inapropriados. É justamente durante essas pausas (que podem acontecer a cada uma hora, por exemplo) que você poderá acessar suas redes sociais, verificar mensagens pessoais e conversar sobre assuntos não relacionados ao trabalho.
5 – Utilize a tecnologia a seu favor
Diversas ferramentas tecnológicas otimizam seu tempo no ambiente de trabalho. Por exemplo, você pode utilizar o Evernote para tomar notas em reuniões, acrescentar lembretes de voz a suas anotações e elaborar listas de tarefas pendentes. Ele dispensa a cópia de arquivos, já que automaticamente sincroniza suas informações no computador, em tablets e dispositivos móveis. Além disso, se você quer um gerenciador de atividades para sua equipe, é possível usar o Trello para delegar tarefas, acompanhar o trabalho dos funcionários, trocar mensagens sobre projetos específicos, entre outras funcionalidades. Vale a pena experimentar!
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6 – Estabeleça metas de desempenho
Em paralelo à delegação de tarefas, é preciso estabelecer metas e objetivos que sua equipe deverá atingir. Esses objetivos fazem com que eles aproveitem melhor o tempo, pois precisam entregar resultados concretos relacionados às tarefas diárias. As metas devem ser mensuráveis e ambiciosas o suficiente para incentivar sua equipe a ser mais produtiva e a focar efetivamente no trabalho.
Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.
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