O gerenciamento do tempo em projetos é indispensável, para se manter apropriadamente dentro das expectativas de entrega. Quando se fala sobre prazo apertado, o problema fica ainda mais intenso.
A pequena janela temporal entre o início e fim das etapas faz com que não haja espaço para grandes erros. No mesmo cenário, os recursos humanos e financeiros são limitados, exigindo um equilíbrio para que se chegue à conclusão conforme o esperado.
Para vencer essas barreiras, descubra, a seguir, como fazer um bom gerenciamento do tempo em projetos que têm um prazo curto.
Engaje as pessoas
Ter um time participativo e que se compromete com o projeto é importante em qualquer situação. Contudo, se o prazo está apertado é absolutamente indispensável contar com as pessoas que farão parte do processo.
Todos devem saber, por exemplo, qual é o motivo da urgência. Somente assim vão se conscientizar de que o prazo precisa ser cumprido de qualquer maneira, dentro das possibilidades disponíveis.
Também é necessário que cada um entenda o impacto de sua participação no processo. Isso ajuda a aumentar a motivação, ao mesmo tempo em que colabora para que tudo seja cumprido conforme o esperado.
Faça as delegações certas
Depois dessa fase inicial, é indispensável fazer delegações adequadas. Com um time bem capacitado, é possível pulverizar as obrigações, o que ajuda a concluir o prazo apertado com sucesso.
Para tudo funcionar, a gestão de projetos tem que se preocupar com uma questão: dar a tarefa adequada para a pessoa certa. Ao repassar obrigações incompatíveis com um profissional, a administração de tempo ficará prejudicada, pois as chances de haver erros e retrabalhos são grandes.
Portanto, faça uma análise de quais são as exigências, as possibilidades de cada colaborador e delegue tarefas. Não se esqueça de dar autonomia, mas não perca o controle sobre o que está sendo feito.
Elabore um cronograma robusto
Projetos de curto prazo, normalmente, não têm espaço para grandes erros. Com isso, não adianta achar que basta marcar a entrega de tudo para a data e tudo estará pronto.
Em vez disso, o ideal é elaborar um cronograma. Ele deve ser bem detalhado e precisa conter as informações mais relevantes, como qual tarefa deve ser cumprida e em quanto tempo.
O objetivo é determinar um fluxo de entregas que ajude a construir o resultado. Além disso, é uma maneira de aumentar o comprometimento das pessoas, evitando a procrastinação até que o prazo se acabe.
Considere a realidade do negócio — como carga horária disponível, dias de operação e assim por diante — e crie prazos para realizações menores. Assim, é possível acompanhar, exatamente, o que acontece em cada ponto.
Fortaleça a comunicação interna
A gestão de projetos é fundamentada em uma característica indispensável: a comunicação. Se o time não tem uma troca de dados adequada, ele perde boas oportunidades e, com isso, há chances de haver atrasos.
Portanto, é necessário criar e estimular o fluxo de troca de informações internamente. Estimule os colaboradores a compartilharem o que estão fazendo e o que farão em seguida, assim como suas dúvidas e dificuldades.
A ideia é resolver os problemas antes que eles se acumulem e exijam uma perda de tempo que gera os temidos atrasos em um prazo tão apertado.
Além disso, a comunicação também favorece o encontro de soluções alternativas e altamente eficientes. Com isso, há chances maiores de tudo ser resolvido conforme o esperado.
Simplifique as reuniões
Quando se fala em comunicação, é comum achar que o melhor jeito de fazer isso em um projeto é realizando reuniões. Porém, muitos desses encontros não são produtivos como o esperado.
É bastante frequente que elas se encerrem sem que haja uma conclusão sobre como concluir tudo mais rapidamente ou como resolver um problema. Assim, minutos e até horas preciosas são desperdiçadas.
Como cada segundo conta no gerenciamento do tempo em projetos de curto prazo, é fundamental simplificar as reuniões. Faça com que elas sejam curtas e de assuntos específicos, divulgando os temas para todos os participantes de maneira antecipada.
Além disso, não se esqueça de que elas devem ser realizadas somente quando forem estritamente necessárias. Do contrário, o melhor é dar preferência para outras formas de comunicação, como e-mails e comunicadores em geral.
Tenha um espaço para imprevistos
Por melhor que seja o planejamento e a execução de tarefas, imprevistos sempre podem acontecer ao elaborar um projeto.
Dependendo da condição, uma tarefa pode não depender apenas da equipe responsável, mas de outros setores da empresa e até de parceiros externos. A falta de controle, nesse sentido, favorece que situações inesperadas aconteçam. Para não prejudicar a administração do tempo, o ideal é ter uma brecha para imprevistos — se for possível, que seja de alguns dias; se não, ao menos de algumas horas.
Isso dá um respiro extra, caso algo saia do roteiro, além de trazer maior segurança. Se nada acontecer e tudo for como o planejado, esse espaço destinado para as situações atípicas ainda permite uma entrega antecipada ou com qualidade redobrada.
Conte com os recursos certos
Além de cuidar do prazo, também é necessário ter atenção com o orçamento, com as exigências do cliente interno e externo e com várias outras questões. Portanto, gerenciar o tempo nos projetos de curto prazo é só mais uma das várias funções de gestão.
Para facilitar, centralizar e integralizar tudo isso, nada melhor do que contar com os recursos certos.
Com o avanço da tecnologia, uma das possibilidades é o uso de softwares específicos para a gestão de projetos. Investindo naqueles programas, torna-se possível ter melhor controle e até automatizar algumas etapas.
O maior benefício é que isso ajuda a gestão a agir com muito dinamismo, evitando que os atrasos se acumulem e se transformem em um problema maior.
Além de tudo, vale considerar a tecnologia na comunicação, como ferramentas de colaboração, comunicadores instantâneos e muito mais.
Ao seguir essas orientações de gerenciamento de tempo em projetos de curto prazo, a administração de recursos e exigências fica melhor. Assim, é possível entregar o que é esperado no prazo definido.
