Os prejuízos de se acreditar que softwares para gerenciamento de projetos diminuem a necessidade de se aprender sobre gestão
As empresas utilizam uma quantidade crescente de tecnologia em seus processos. Com o controle de projetos, isso não é diferente, especialmente porque essas tarefas são complexas e importantes para o negócio.
Com o surgimento de opções de software de gestão de projetos, também foi criada a ideia de que ferramentas automáticas e robustas podem fazer tudo por conta própria. A verdade, entretanto, é que ignorar a necessidade de aprender sobre gestão traz efeitos muito indesejados para o negócio.
Por isso, continue lendo e saiba quais são os prejuízos dessa abordagem!
Como funciona um software de gestão de projetos?
Há diversas soluções de tecnologia que prometem ajudar no controle e na gestão de projetos. Há aplicativos, sites e, como é mais recorrente, softwares. Esses incluem plataformas que podem ser acessadas de maneira móvel, trazendo controle de qualquer lugar.
O comum é que um programa para gerenciar projetos realize duas funções: automatize processos e centralize dados. Assim, elaborar um escopo ou um orçamento e acompanhar o andamento tende a ser mais fácil.
As ferramentas para controle de projetos prometem descomplicar o acompanhamento do andamento versus prazo e orçamento, das áreas com maiores erros ou que estão com maior atraso e assim por diante.
Muitas, inclusive, oferecem soluções personalizadas ou semi-customizadas para os empreendimentos.
Por que eles não substituem o conhecimento em gestão?
Contudo, as ferramentas de gerenciamento de projetos simplesmente não conseguem substituir a atuação humana. Por melhor que seja o recurso, ele ainda é um algoritmo, de capacidade limitada e que, de uma forma ou outra, oferece efeitos padronizados.
É somente com a atuação de um gestor que tudo passa por um processo intenso e completo de análise, favorecendo os resultados.
Mesmo assim, muitas empresas e profissionais acham que os softwares são substitutos perfeitos. Assim, ignoram a importância de recorrer a um maior conhecimento de gestão, deixando de lado o caráter humano da percepção e do controle desses elementos.
Quais os erros ao não usá-los apenas como apoio?
Por mais útil que seja, um programa para gerenciar projetos deve ser usado como uma ferramenta de apoio. Ele serve para facilitar o trabalho e para trazer maior eficiência, mas não é ele que realiza as tarefas mais difíceis.
Com isso, contar apenas com essas ferramentas pode gerar graves consequências para o negócio e para o desenvolvimento das etapas, em geral.
Entre os principais prejuízos possíveis, estão:
Perda de controle e de dinamismo
Quando não há atuação por parte do gestor, é difícil acompanhar os resultados. , o acompanhamento não é completo.
Ou seja, não há uma interpretação dos resultados, sobre o que significa 25% de conclusão em relação a 50% do orçamento gasto, por exemplo.
Em alguns projetos, isso pode significar atraso ou gastos excessivos, mas em outros, é totalmente normal. Com a mera definição de parâmetros, o software, em geral, não é capaz de interpretar as diferenças.
Sem tanto controle, há uma diminuição no dinamismo. O tempo de resposta fica prejudicado, até porque se antecipar às ações é mais difícil.
Falta de identificação de oportunidades
Já que há um prejuízo quanto às respostas, também passa a ocorrer uma falta de aproveitamento de oportunidades.
É mais complexo vislumbrar boas opções de desenvolvimento, já que as ferramentas para controle de projetos trabalham a partir de parâmetros pré-definidos.
Então, somente um gestor é capaz de identificar a possibilidade de remanejar equipe para um setor para evitar atrasos ou novas possibilidades para diminuir os custos, por exemplo. Sem sua atuação, todas essas chances são ignoradas.
Perdas na comunicação interna
Um dos fatores de sucesso para o gerenciamento desse tipo é a comunicação. Graças a ela, o time sabe o que está sendo feito, o que ainda falta ser realizado e assim por diante.
Contudo, trata-se de algo que, via de regra, tem que ser estimulado pelo gestor, já que é ele quem coordena todas as ações.
Com o uso exclusivo de software de gestão de projetos, é comum que o time perca a motivação para trocar dados e informações. Isso não apenas prejudica o aprendizado de todos sobre a realização, mas ainda aumenta as chances de ruídos, erros e retrabalhos.
Além disso, há prejuízos para a integração e coesão de equipes, o que pode prejudicar futuros projetos.
Falta de cumprimento dos prazos de entrega
Mesmo um pequeno erro ou a falta de aproveitamento de uma oportunidade podem levar à perda do prazo de entrega.
Ainda que pareça paradoxal, já que a automação tem o princípio de diminuir o tempo de realização, não é raro que o uso exclusivo das ferramentas de gerenciamento de projetos comprometa o prazo.
Isso porque o tempo de resposta cai e a correção de erros, depois de algum período, fica mais difícil porque requer que um número maior tarefas sejam refeitas.
Assim, não é incomum que um totalmente automatizado seja entregue após aquele que conta com os conhecimentos e com a experiência de um gestor.
Aumento dos custos
Se um projeto gasta um período maior para ser concluído, então ele também custa mais. Há maior uso de mão de obra, desperdício de recursos e até multas previstas em contrato.
Isso compromete a rentabilidade e a lucratividade e aumenta as chances de haver o estouro no orçamento. Além de tudo, cai o retorno sobre o investimento no programa para gerenciar projeto.
Diminuição da credibilidade
Quem também sofre impactos é a credibilidade, tanto no âmbito externo quanto no interno. Em relação aos clientes, projetos que demoram ou que gastam além do previsto, normalmente, geram insatisfação.
Com isso, a empresa pode ser vista como uma opção menos viável para realizar próximos trabalhos.
Além disso, a confiabilidade interna também cai. A equipe fica menos confiante e os outros times têm uma percepção piorada de quem entrega projetos fora do escopo e do planejamento apresentados.
Redução da qualidade final
A ocorrência de qualquer um desses efeitos — ou, pior ainda, de todos eles — é capaz de diminuir a qualidade de entrega ao cliente. Pode acontecer de o resultado não ser como o esperado, levando à insatisfação.
Note que nenhum desses pontos é culpa do software de gestão de projetos, por si só. Eles são ferramentas úteis, mas apenas desse jeito: como instrumentos e não como gestores.
Portanto, o grande causador desses cenários é a falta de gerenciamento por parte de um profissional competente.
A busca de conhecimento sobre gestão de projetos continua mais relevante do que nunca e, portanto, não é possível abrir mão da mão de obra humana por causa da tecnologia.