O fluxo de caixa é uma ferramenta necessária para fazer um acompanhamento das finanças do negócio. Graças a ele, o controle financeiro ganha uma importante ajuda que aponta falhas, oportunidades e cuidados que devem ser tomados.
Com isso, o controle do fluxo de caixa cria condições favoráveis para que a empresa tenha o suficiente para se desenvolver. Com ele, é possível sustentar o crescimento com segurança e bom aproveitamento de oportunidades.
Para saber como chegar a esse efeito, basta seguir algumas dicas práticas. Quer saber quais são? Então conheça 7 delas:
1. Crie categorias para detalhar o fluxo de caixa
Uma das dicas de fluxo caixa é que quanto mais detalhado ele for, melhor. Isso garantirá uma análise completa, além de permitir a identificação de movimentações importantes.
Portanto, é indispensável criar categorias variadas para o fluxo de caixa. Você pode dividi-las em várias formas e uma possibilidade é criar grupos e subgrupos.
Os grupos maiores podem ser os setores e os subgrupos, as ações relacionadas a cada um. Em “Logística”, por exemplo, é possível dividir as despesas em manutenção, gasto com combustíveis e assim por diante.
Com essa categorização, ficará mais fácil compreender de onde o dinheiro está vindo e aonde está indo.
2. Fique atento aos prazos dos registros
Algumas movimentações acontecem em um dia e influenciam o caixa no mesmo dia. É o caso de um imprevisto, que exige o pagamento de um valor no momento em que acontece.
Porém, muitas outras têm prazos, como as contas a pagar e a receber. É importante entender esses períodos para que o fluxo de caixa seja realista.
Imagine que é o primeiro dia útil do mês e a empresa realiza uma venda de R$ 5 mil. Porém, ela só será paga pelo cliente no dia 30. Nesse mesmo dia, haverá um pagamento de R$ 3 mil para o fornecedor.
Se você registrar a venda como entrada monetária, a ideia será de que a empresa possui, durante todo o mês, R$ 5 mil a mais do que realmente tem. Caso seja necessário recorrer ao dinheiro, a surpresa será grande ao notar que o caixa não tem o valor registrado.
Portanto, é fundamental só fazer os lançamentos nas datas sem que eles, efetivamente, entrarem ou saírem do negócio.
3. Use a conciliação bancária como apoio
Para apoiar isso, inclusive, a conciliação bancária é grande ajuda. Aliada ao controle de fluxo de caixa, essa tarefa permite que nenhuma informação relevante fique de fora, já que é possível cruzar os registros com a movimentação da conta.
Essa é uma dica imperdível por vários motivos. O primeiro é que é muito simples conferir o extrato do banco, garantindo que você saiba, de fato, quanto há disponível.
Além disso, as chances de a instituição errar são pequenas, permitindo o ajuste de pequenos valores que não foram considerados no fluxo de caixa.
Para completar, é uma forma de se precaver contra clientes inadimplentes ou que oferecem cheques que retornam por não haver fundos, por exemplo.
4. Faça o controle de fluxo de caixa ter um horizonte
Mais do que uma análise da situação momentânea, o fluxo de caixa pode ajudar a visualizar o futuro da empresa em vários prazos. Para isso, é preciso definir um horizonte ou período de avaliação.
É o caso de fazer o fluxo de caixa para os próximos 3 meses. Nesse cenário, você deve incluir todas as despesas e recebimentos fixos, assim como uma estimativa de contas a pagar e a receber.
Pela previsão de demanda, é possível ter uma ideia de quando o negócio venderá e, portanto, de quanto haverá em caixa ao longo do tempo. Essa é uma das melhores dicas de fluxo de caixa porque permite o planejamento em vários prazos, além da identificação de oportunidades e riscos.
Para que tudo funcione, seja muito realista. Ter uma previsão otimista demais não ajudará em nada e poderá, até mesmo, comprometer o seu controle.
5. Realize atualizações periódicas
Essa ferramenta de controle financeiro é dinâmica, ou seja, está sempre em movimento. Isso faz sentido porque, dificilmente, o dinheiro da empresa fica igual, pois a tendência é que as vendas aconteçam a qualquer momento.
Portanto, é indispensável fazer atualizações periódicas. Em primeiro lugar, isso significa realizar registros diários, tão logo eles acontecem. Assim, não há riscos de perdas de informações ou erros, em geral.
Também é necessário ajustar o horizonte definido. Com a mudança de cenário, as previsões de recebimento e de pagamento podem mudar. Ao acompanhar essas transformações, a ferramenta torna-se mais relevante.
6. Utilize a tecnologia como apoio
Dependendo do porte da sua empresa ou da quantidade de movimentações, é difícil fazer esse acompanhamento manualmente. Não apenas há maiores riscos de erros, como também há um gasto maior de tempo.
Felizmente, a tecnologia serve para ajudar na conquista de um controle de fluxo de caixa eficiente.
Por meio de recursos de automação, como o uso de softwares financeiros e plataformas em geral, é possível chegar a um resultado muito melhor. Além de fazer com que os registros se tornem confiáveis, trata-se de um caminho para centralizar as informações.
Para tanto, é preciso escolher as soluções indicadas para as necessidades do negócio, de modo a ganhar uma importante ajuda.
7. Use o controle financeiro para tomar decisões
Você pode fazer tudo certo na hora de controlar pelo fluxo de caixa, conseguindo o melhor registro de movimentação. Mas se esse elemento não for usado de maneira prática, perde um pouco de sua utilidade.
Portanto, um bom controle nesse sentido inclui usar as informações do fluxo de caixa para embasar a tomada de decisões.
Por meio dele, é possível identificar oportunidades de investimento ou se preparar para ter os recursos necessários para cumprir com obrigações no curto e médio prazo.
Ao fazer isso, esse elemento ganha uma importância ainda maior na realidade da sua empresa, gerando os efeitos desejados.
Com essas dicas para o controle de fluxo de caixa, a ferramenta poderá ser corretamente e de forma otimizada. Portanto, não se esqueça de seguir todos esses passos para ter os resultados desejados.
Se você quiser ter efeitos ainda melhores no seu desenvolvimento organizacional, conheça os indicadores financeiros que precisam ser acompanhados por todo empresário!
